• Home »
  • Nieuws »
  • Functiescheiding in VvE administratie voorkomt fouten en fraude

Functiescheiding in VvE administratie voorkomt fouten en fraude

Reeds geruime tijd pleiten wij er bij VvE – besturen voor om een functiescheiding aan te brengen bij het administratief en financieel beheer van een VvE. Functiescheiding is namelijk een effectief middel om  fouten en fraude tegen te gaan. De noodzaak om door functiescheiding het dikwijls niet onaanzienlijke vermogen van een VvE te beschermen, is in het verleden meerdere malen aangetoond. Het voorbeeld van de VvE beheerder, die er met € 750.000 van de VvE vandoor ging, ligt nog vers in ons geheugen. 

 

Wat is functiescheiding ?

Een goede functiescheiding voorkomt dat één persoon binnen de vereniging ongecontroleerd zo maar kan betalen van de bankrekening van de VvE. De essentie van functiescheiding is dat activiteiten met een financieel of administratief karakter niet door één persoon kunnen worden gedaan. Er gaat een preventieve werking uit van een goede functiescheiding omdat betalingen zonder akkoord van meerdere personen niet mogelijk is.

Een goede functiescheiding kan naast fraude ook het maken van gewone fouten beperken. Denk maar eens aan het te makkelijk betalen van een spookfactuur.

 

Goede betalingsorganisatie

Maar al te vaak zien wij het in de praktijk gebeuren dat VvE beheerders “te veel petten op hebben.” Zij besteden werk uit, zij controleren de uitvoering, zij controleren de facturen en zij zorgen voor de betaling. Het is dan dikwijls nodig om deze functies te splitsen om te voorkomen dat een VvE beheerder niet in de verleiding wordt gebracht om in de kas van de VvE te graaien. Voorkomen is nog altijd beter dan genezen.

Welke maatregelen leiden tot een verbeterde betalingsorganisatie?
  1. Splits het administratief en technisch beheer binnen de VvE. Het technisch beheer regelt het technisch onderhoud, kan opdrachten verstrekken aan leveranciers afhankelijk van de splitsingsakte in overleg met het bestuur en/of de vergadering van eigenaren. Het administratief beheer kan dan worden gedaan door de penningmeester of kan worden uitbesteed bij een extern administratiekantoor, bijvoorbeeld vve-online .
  2. Facturen worden gezonden aan een ander bestuurslid dan de penningmeester welk bestuurslid de factuur goed keurt door er zijn handtekening op te plaatsen. Pas na plaatsing van deze goedkeurings-handtekening is de penningmeester gemachtigd de factuur te betalen.
  3. Nadat de penningmeester de geautoriseerde facturen heeft gecontroleerd of de aanschaf bestemd is voor de VvE, of de prijzen conform afspraak zijn, of de factuur rekenkundig juist is etc. betaalt hij de factuur en verwerkt de betaling in de administratie.
  4. Een ander bestuurslid, bijvoorbeeld de tweede penningmeester, controleert de betalingen periodiek via internetbankieren, waarbij met name de naam-nummer controle van de ontvanger van het geld van belang is.
  5. De kascommissie controleert periodiek de betalingen aan hand van de facturen. Natuurlijk checkt de kascommissie ook of alle betrokkenen de afgesproken betalingsorganisatie hebben nageleefd. Als dat zo is kan de kascommissie volstaan met een steekproef op de betalingen.

Als het factuuradres van de VvE niet het adres van de penningmeester is, zullen betalingsherinneringen ook niet meer bij hem binnenkomen. Degene die de betalingsherinneringen wél ontvangt kan zo eenvoudig constateren of de penningmeester achterstallig is met betalingen. Hij ontvangt dan veel aanmaningen en kan eens onderzoeken wat er aan de hand is. Waarom de penningmeester de rekeningen van de VvE niet betaalt.

De vve-online oplossing

Het doorvoeren van een strikte functiescheiding in het financieel beheer van een VvE is van essentieel belang. De vve-online administratie is daarbij een gebruiksvriendelijk hulpmiddel. De bestuurders van een VvE, meestal vrijwilligers kunnen met een gering tijdsbeslag een goed financieel beheer en een altijd actuele online administratie voeren.

Wat zijn de voordelen :

  1. De administratie is online en daarom overal te raadplegen waar een internet verbinding beschikbaar is.
  2. Omdat vve-online alleen de financiële administratie voert, is er een perfecte functiescheiding tussen technisch en financieel beheer
  3. In het vve-online boekhoudsysteem is archivering in “the cloud” beschikbaar. De gearchiveerde documenten (facturen, dagafschriften etc.) zijn gekoppeld aan de bijbehorende boekingsregels.
  4. Autorisatie van facturen kan desgewenst online plaats vinden
  5. Vve-online maakt betalingsvoorstellen voor de penningmeester, natuurlijk uitsluitend van de geautoriseerde factureren en stuurt deze betalingsvoorstellen online naar het internetbankieren van de VvE-bank
  6. De penningmeester ondertekent uiteindelijk online de betaalopdracht nadat hij zich er van heeft overtuigd dat alle te betalen facturen geautoriseerd zijn.
  7. Inbrengen van facturen in de administratie via het scan & mail systeem van Dizzy Data, waardoor de administratie snel en efficiënt wordt gevoerd en altijd actueel is.
  8. Wisseling van penningmeester is zéér eenvoudig: overdracht van inloggegevens en klaar?

Belangrijk: een goede aanpak van functiescheiding

Een betalingsorganisatie maken is niet zo moeilijk. Zeker niet als gebruik gemaakt wordt van de diensten van vve-online. Hoe het ook zij: wij adviseren van harte om te kiezen voor een duidelijke en preventief werkende functiescheiding binnen uw VvE. Doet u het niet dan kunnen de gevolgen behoorlijk ernstig zijn. Kijk maar eens naar dit schrijnende voorbeeld. En dan te bedenken dat het maar één van de vele voorbeelden is.

 

 

 

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *